• Обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты арендуемых помещений, контроль за исправностью оборудования (электрощитовых, освещения, систем водоснабжения, отопления, канализации, вентиляции, кондиционирования и др.). • Осуществление руководства хозяйственным отделом (технический персонал, кофе-леди, уборщицы, дежурные коменданты). • Распределение и координация работы сотрудников отдела, обеспечение выполнения графика работы отдела в требуемые сроки в оптимальном режиме. Маневрирование трудовыми ресурсами для оптимизации хода выполнения производственных заданий. • Систематический анализ информации о ходе выполнения заданий, находящихся в производстве в хозяйственном отделе, определение приоритетов в выполнении заданий. • Оказание помощи Административному директору в анализе рынка недвижимости, в подборе помещений, осуществлении переездов и организации рабочих мест. • Организация оформления документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечение ими структурных подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности. • Контроль рационального расходования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей. • Курирование эксплуатации корпоративного автопарка: - организация безаварийной и надежной работы всего автотранспорта компании, ведение учета неисправностей, аварий, анализ причин их возникновения, консультация сотрудников по вопросам эксплуатации автотранспорта, контроль соблюдения всех правил и инструкций по технике безопасности; - составление заявки на обновление автопарка и сопровождение процесса купли-продажи автомобильного транспорта для компании; - организация регистрации и учета автомобилей компании в органах ГИБДД, прохождение технической диагностики корпоративного транспорта; - контроль составления отчетности по работе автотранспорта компании, расходованием топлива и иных расходных материалов, разработка графика технического обслуживания, плановые и внеплановые (аварийные) ремонты, сезонная замена шин автомобилей; - организация и контроль получения, замены и использования топливных карт; - своевременное страхование всего автотранспорта компании, включая выбор и проведение тендера среди страховых компаний; - составление договоров с фирмами на обслуживание и ремонт автотранспорта; - контроль своевременности и правильности составления требуемой отчетной и первичной документации от водителей; - отслеживание законодательства в области эксплуатации автотранспорта, своевременное информирование руководства о существенных изменениях и внесение предложений по дополнениям внутренних регламентов. • Осуществление формирования и эффективного исполнения соответствующего бюджета, планирование расходов на содержание офиса, участие в организации рабочих мест и офисного пространства. • Организация текущих закупок. • Участие в разработке планов текущих ремонтов арендуемых площадей (систем водоснабжения, канализации, отопления, воздухопроводов, фанкойлов и других сооружений), составление смет хозяйственных расходов. Организация проведение своевременного ремонта помещений, мебели и осуществление контроля за качеством выполнения этих работ. • Участие в принятии управленческих решений. • Обеспечение выполнения противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря. • По вопросам технического обеспечения и безопасности офиса постоянное взаимодействие с арендодателем, Управляющей компанией и представителями соответствующих государственных служб (Мосэнергосбыт, Мослифт, Пожарная инспекция и др.). • Оформление необходимых документов для заключения договоров, отчетных документов на оказание клининговых услуг, строительно-ремонтных работ, закупки хозяйственных товаров и прочих услуг, работ, связанных с хозяйственной деятельностью. • Организация в | 