Начальник АХО

Имя

Ксения

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Монино

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

12 лет 7 месяцев

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

40 лет   (20 марта 1985)

Опыт работы

Период работы

сентябрь 2024 — по настоящее время   (8 месяцев)

Должность

Начальник СБиХО

Компания

ПАО "Подзембургаз"

Обязанности

Хозяйственное обслуживание и содержание в надлежащем состоянии в соответствии с правилами и нормами пожарной безопасности зданий (офисные помещения, склады). Обеспечение сохранности хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также контроль за соблюдением чистоты в офисных помещениях и на прилегающей территории. Проведение закупочных процедур и заключение договоров (канцелярские товары, мебель, бытовая техника, обеспечение питьтевой водой) офис в г.Щелково. Помощь в решении организационных вопросов в работе с подрядными организациями. Организация и планирование ремонта помещений организации. Заказ ТМЦ по оснащению офиса. Контроль расхода необходимых средств и материалов. Организация рабочих мест сотрудников.

Формирование и контроль оплаты счетов в 1С по заключенным договорам. Подготовка документов к проведению закупочных процедур по аренде/покупке вагон-домов, питанию, закупке ТМЦ, поставке питьевой воды, гостиниц при перевахтовке или объектах работ. Запрос коммерческих предложений вне ЭТП. Оформление и согласование договоров с подрядными организациями. Организация и контроль процесса по исполнению оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг. Сопровождение процесса исполнения обязательств по договорам. Ведение тендерных и закупочных процедур, формирование документации. Контроль исполнения своевременного формирования ЗРДС по контрагентам. Формирование лимитных справок и разработка технической документации для закупочных процедур. Ведение кадрового делопроизводства по службе СБиХО в части табельного учета рабочего времени сотрудников подразделения. Организация работы с подрядными организациями по вопросам клининга и аутсорсинга. Ведение деловой переписки с подрядными организациями. Организация контроля и проведение проверок по качеству предоставления услуг питания на объектах. Проведение процедур по списанию ТМЦ. Участие в проведении инвентаризаций. Ремонт вагон-домов (составление сметы на ремонт, закуп материалов). Оформление служебных, докладных записок, приказов, распоряжений, инструкций.

Общее руководство работой службы

Период работы

февраль 2024 — по настоящее время   (1 год 3 месяца)

Должность

Заместитель начальника СБиХО

Компания

ПАО "Подзембургаз"

Обязанности

Хозяйственное обслуживание и содержание в надлежащем состоянии в соответствии с правилами и нормами пожарной безопасности зданий (офисные помещения, склады). Обеспечение сохранности хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также контроль за соблюдением чистоты в офисных помещениях и на прилегающей территории. Проведение закупочных процедур и заключение договоров (канцелярские товары, мебель, бытовая техника, обеспечение питьтевой водой) офис в г.Щелково. Помощь в решении организационных вопросов в работе с подрядными организациями. Организация и планирование ремонта помещений организации. Заказ ТМЦ по оснащению офиса. Контроль расхода необходимых средств и материалов. Организация рабочих мест сотрудников.

Формирование и контроль оплаты счетов в 1С по заключенным договорам. Подготовка документов к проведению закупочных процедур по аренде/покупке вагон-домов, питанию, закупке ТМЦ, поставке питьевой воды, гостиниц при перевахтовке или объектах работ. Запрос коммерческих предложений вне ЭТП. Оформление и согласование договоров с подрядными организациями. Организация и контроль процесса по исполнению оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг. Сопровождение процесса исполнения обязательств по договорам. Ведение тендерных и закупочных процедур, формирование документации. Контроль исполнения своевременного формирования ЗРДС по контрагентам. Формирование лимитных справок и разработка технической документации для закупочных процедур. Ведение кадрового делопроизводства по службе СБиХО в части табельного учета рабочего времени сотрудников подразделения. Организация работы с подрядными организациями по вопросам клининга и аутсорсинга. Ведение деловой переписки с подрядными организациями. Организация контроля и проведение проверок по качеству предоставления услуг питания на объектах. Проведение процедур по списанию ТМЦ. Участие в проведении инвентаризаций. Ремонт вагон-домов (составление сметы на ремонт, закуп материалов). Оформление служебных, докладных записок, приказов, распоряжений, инструкций.

Общее руководство работой службы

Период работы

май 2023 — по настоящее время   (2 года)

Должность

Начальник отделения (административное и документационного обеспечения)

Компания

Филиал № 1 ФГБУ ГВКГ им. Н.Н.Бурденко

Обязанности

Осуществление в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля) персоналом.

Распределение функциональных обязанностей и отдельных поручений между сотрудниками отделения. Внесение руководителю филиала № 1 предложений по совершенствованию работы отделения, оптимизации его структуры и штатной численности. Участие в перспективном и текущем планировании деятельности отдела, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на отделение задач и функций.

Принятие необходимых мер для улучшения материально - технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников отделения.

Информирование работников подразделения о решениях руководителя;

Участие в подборе и расстановке кадров отделения, внесение руководству организации предложений о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отделения, направлении их на переподготовку и повышение квалификации.

Совершенствование системы трудовой мотивации работников отделения.

Осуществление контроля за исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдение трудовой дисциплины.

Обработка и анализ поступающей документации. Проверка сроков хранения документов. Разработка и оформление документации (первичной, учетной, плановой, организационной, распорядительной). Регистрация, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации. Организация системы движения документов. Сбор и проверка документов.

Доведение до сведения персонала организационных и распорядительных документов организации. Регистрация, учет, оперативное хранение документов, подготовка к сдаче их в архив. Оформление документов в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами филиала № 1 госпиталя. Организация и хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами филиала № 1 госпиталя. Анализ документов для переноса информации в базы данных и отчеты. Выявление ошибок, неточностей, исправлений и недостоверной информации в документах, определение легитимности документов. Разработка проектов административных документов. Оформление учетных документов, предоставляемые в государственные органы и другие представительные органы работников. Ведение деловой переписки. Учет и регистрация документов в информационных системах и на материальных носителях. Проведение сверки номенклатуры дел отделения. Формирование дел отделения. Составление внутренней описи дел постоянного, долговременного сроков хранения отделения. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения отделения. Подготовка дел отделения для передачи в архив. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Период работы

декабрь 2016 — май 2023   (6 лет 6 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

ПАО "Подзембургаз"

Обязанности

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов. Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя. Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю. Обеспечение качественного и своевременного выполнения задач, функций и работ. Осуществление контроля за выполнением должностных обязанностей сотрудниками Отдела. Взаимодействие со структурными подразделениями Общества и другими юридическими и физическими лицами; Обеспечение сохранности документов, находящихся в Отделе или образующихся в процессе работы, а также своевременной передачи документов в архив или в другие подразделения Общества; Участие в работе по совершенствованию внутренних документов Общества. Привлечение для участия в совещаниях специалистов и сотрудников других подразделений Общества и сторонних организаций; Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в Обществе, унификация форм документов, создание образцов документов; Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизации документопотоков; Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов; Направление сотрудников в командировки (покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиницы), организация совещаний и встреч со сторонними организациями, распределение телефонных звонков. Работа в электронном документообороте Directum RX

Период работы

апрель 2016 — декабрь 2016   (9 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

АО "Веста Парк"

Обязанности

Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение делопроизводства. Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю. Подготовка документов, материалов, отчетов. Контроль своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись. Организация и проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание. По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов. Подготовка ответов авторам писем. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведение реестра регистрации приказов, писем, распоряжений, протоколов совещаний, информационных писем. Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя. Работа с поставщиками. Заказ воды для кулеров, заказ спецодежды и сырья для производства. Работа в базе 1С.

Период работы

февраль 2012 — февраль 2016   (4 года 1 месяц)

Должность

Помощник руководителя/Офис-менеджер

Компания

ООО "Роникон"

Обязанности

Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение делопроизводства. Прием документов и личных заявлений на подпись руководителю. Подготовка документов, материалов, отчетов. Контроль своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись. Организация и проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание. По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов. Подготовка ответов авторам писем. Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Осуществление контроля за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведение реестра регистрации приказов, писем, распоряжений, протоколов совещаний, информационных писем. Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя. Работа с поставщиками. Заказ воды для кулеров, обедов для руководителей, питание для сотрудников столовой. Постановка счетов для оплаты, в базе 1С. Помощь HR отделу в поиске соискателей. Координация работы офисных водителей. Работа в программе Visio. Помощь в создании и оформлении Регламентов в данной программе. Travel поддержка

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2009 год

Учебное заведение

Современная Гуманитарная Академия

Специальность

Бакалавр

Дополнительная информация

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

Офис-менеджер

Учебное заведение: Колледж Министерства иностранных дел Российской Федерации

Дата окончания: 2009 год

Навыки и умения

Работа в электронном документообороте Directum RX

Travel поддержка. Знание делопроизводства, деловой этики, навыки ведения деловой переписки. Уверенный пользователь ПК и оргтехники. Знание Microsoft Office (Excel, Word), 1С8 (УПП, НСИ, ЗУП)

Обо мне

Отсутствие вредных привычек. Стрессоустойчивость. Работа в режиме многозадачности.

Способность работать в команде, умение принимать решение, умение решать проблемы, способность к быстрому обучению, ответственность, тактичность, стрессоустойчивость, обучаемость.